人才資料庫對公司到底有多重要?

許多公司認為招募是被動的,由求職者先主動投求職信,才會再篩選出適合的求職者。但是,在現今的科技時代裡,不論是HR還是求職者都必須主動出擊。求職者會使出渾身解數,擠破頭進入理想的公司;至於公司則是為了網羅最優秀的人才,設計出最妥當的篩選方式。

首要任務就是必須建立「人才資料庫」,讓優秀人才不論是否錄取與否,都能被保留在公司資料庫中,變成潛在求職者。人才資料庫顧名思義就是為公司預先蒐集人才,待到公司開出職缺之後,HR可以先至人才資料庫找尋是否有合適的前在人才。建立有效的人才資料庫,不僅可以節省招募的時間及成本,也可以確保在人才市場中不斷湧現出最佳人才。此外,人才資料庫必須是開放且流動,才可以不斷地更新人才。我們可以透過以下方法建立公司人才資料庫:

1.定義有價值的人才資料庫

在「人才荒」的就業市場中,並不是指所有人才都短缺,而是頂尖人才一位難求。企業願意花費更多成本就只為了搶到頂尖人才,但是頂尖人才並不隨便一個口號呼喊就會現身,身為HR的我們,到底如何才能替公司找到頂尖人才呢?

根據LinkedIn統計:有73%的潛在求職者是屬於被動求職者,這類的求職者雖然已經被雇用,但是願意接受更好的工作機會,尤其是野心勃勃的頂尖人才的接受度最大。只要有公司開出具吸引力、有挑戰性的新職缺,有90%的頂尖人士會願意放手一搏,「跳槽」到新的公司。

因此,我們必須創造出吸引他們「跳槽」的機會,讓這些被動的求職者相信在我們公司找到的工作,對他們來說是一個能夠往上跳升的誘人跳板。首先,我們必須想盡辦法與他們建立關係,打動這些被動的求職者加入公司的人才資料庫,像是透過定期發送公司相關資訊、舉辦相關活動、或是積極參加各種展覽;促進被動求職者了解及參與我們的公司文化,並建立良好的形象,使他們有「如果要跳槽,就要去這間公司」的想法,唯有如此,待到他們準備好換工作時,就會先考慮該公司。

2.隨著時代改變的人才資料庫

既然已經取得了許多厲害的人才,也建立了人才資料庫,那麼下一步便是將人才資料庫變得有效率、有系統性,才可以為公司帶來正面的幫助。尤其是應徵高階管理職時,通常是「牽一髮而動全身」容易會影響到公司的未來發展,好的管理者能夠帶公司上天堂;相反地,不適合的管理者則容易帶公司墜入深淵。

然而,時代不斷地變遷,每個職缺所需的特徵都會跟著有所變化。人才資料庫必須求新求變,了解公司五到十年的人才需求,比公司五到十年制定出來的工作規定還來的重要。為了能夠更有效率地找出合適人才,公司應該將求職者存入人才資料庫後,將他們技能、教育背景和經驗分門別類。此外,在建立好人才資料庫後,仍必須透過創新和與時俱進的招募方式。唯有這樣,不管職缺所需的特質怎麼改變,公司能夠隨時找到最優秀的人才,領先競爭對手。

3.不要讓潛在求職者心灰意冷

許多公司以「放入公司人才資料庫,靜待下次機會」這種方式「委婉」拒絕未錄取的求職者,實際上公司根本在下一次面試的時候,根本不會再去人才資料庫搜尋適合的人才,甚至有些公司根本未建立人才資料庫,又該怎麼會有「下一次的機會」。導致公司與求職者都心知肚明,這樣的說法只不過是根本不會有下次機會,另尋高就的意思。

公司與求職者都該建立正確觀念,放入人才資料庫後並不代表「封存」該人才的所有資料,而是必須歸類傑出卻因為公司錄取名額有限,所以未錄取的人;表現不理想且並非對公司真正有興趣,亂槍打鳥的人。針對優秀而未錄取的人,HR必須與他們進行良好的溝通解釋原因,這樣增加他們下次再來面試的意願;公司也可以在下一次招募的時候,預先從中搜尋職缺適當人選;而亂槍打鳥類型的求職者,則是可以歸類在不用再花時間看,以這樣的方式不僅可以增加招募效率,更能讓求職者們對於公司留下好的印象,為企業形象加分。

4.先內部招募更勝於直接向外部招募

大部分情況下,公司的職位越高,面試和招募就會變得越困難、越有挑戰性,花費也越大。既然如此,何不先進行內部招募,從公司內部人才資料庫先招募不僅節省了大量資源、面試和招募成本;更因為內部員工都已經了解公司文化,不適應的情況會少,所以能降低離職率。研究指出:與內部員工相比,從外部招募的新員工被公司解僱的可能性高61%;內部員工已經習慣並認同公司文化,因此被解僱的風險較低。成功的HR都該必須重視內部建立內部人才資料庫所帶來的效益,並準備完善內部人才資料庫,以確保能夠隨時找出已經訓練有素且經驗豐富的員工擔任公司領導職務。

5.大家都看得到的人才招募平台

公司網站上的設立招募專區,可以為公司找出優秀人才,並累積人才資料庫。但是,該如何輕鬆累積人才資料庫,經常讓HR傷透腦筋。在公司網站上設立一個招募專區,讓所有看到公司職缺的求職者可以先行建立他們的個人資料及能力,雖然可以使公司不用花費太多時間成本建立人才資料庫,卻在台灣的招募生態中窒礙難行,因為鮮少人會主動去公司的官網找職缺。

但是如何讓求職者看見公司職缺呢?在人力銀行的平台上建立職缺公告比較符合台灣招募生態。公司建立招募專區後,並不能坐以待斃等待求職者上門,而是必須主動出擊邀請求職者來填寫履歷。像是在LinkedIn專業的招募平台上,介紹自己公司的文化及願景,讓看到資訊感興趣的人才,主動到招募專區填寫履歷表或是分享給其他感興趣的人;或是在數字人力銀行中,公告公司的目前職缺列表,增加曝光率。

除此之外,塑造企業口碑及形象是公司的另一個做法。創造出專業的環境、定期發表新聞資訊、部落格文章,或是影片及研討會,甚至舉辦活動,使得愈來愈多求職者可以預先了解公司文化,增加應徵意願。舉例來說,台積電就建立出良好的形象,許多相關工作的求職者如果想跳槽,通常就會第一個想到台積電,甚至是三不五時就會去他的網站查詢最新職缺。

結論

現今,總是有成千上萬的求職者,他們隨時準備並且願意在任何特定時間填補任何特定職缺。但是當你希望每個職缺都要找到適當人選的時候,卻經常會出現應徵的求職者不符合職缺期待,反而耗費更多心力及成本,這樣也更凸顯擁有活躍的人才資料庫,對於招募有多麼重要。

建立和不斷地更新公司自己的人才資料庫,可以大大提升招募的時間、成本及用人品質。正確地劃分和管理人才資料庫,可以確保所有人才都是有意願且有能力勝任公司工作。這樣,當公司有新的職位空缺時,HR就可以從人才資料庫中選擇合適、有興趣的求職者,跳過冗長的發布職缺等待優秀求職者申請的過程,取而代之的是,龐大的優秀人才資料庫供你選擇!

因此,主動而不是被動地建立人才資料庫,透過上述的方法架出人才資料庫的基本架構,再搭配凱茂的人才篩選系統,讓每位求職者都能有系統地被分門別類,最後搭配訓練有素的面試技巧,並認真地遵循且長期維持下去。在「人才荒」的這個世代中,能夠突破重圍危機,找到頂尖人才!現在還不快來申請試用凱茂的人才篩選系統,讓凱茂協助你輕鬆建立人才資料庫。

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