教你打造完整面談評分表,消除偏見,公平比較

筆記或是記錄是面談過程中不可或缺的關鍵

在面試的過程中,面試官在面談求職者的時候,不做筆記或少做紀錄,這樣除了容易不記得求職者在面談時的表現,更糟的情況還可發生記錯人的情況。尤其當很多求職者面試同一職缺的時候,如果不做筆記的情況下,除非有異於常人的記憶能力,不然如何能準確無誤地記住所有求職者的面試結果呢?

為了能在面談的時候,可以把所有面試官對求職者的評論蒐集起來,所以許多公司開始設計面試官問卷,但是問卷內容經常與職務內容沒有相關性,導致面談問卷的公平性及準確性非常,整個面談過程失去意義。現在就讓我們先來看看傳統的面談問卷範例吧!

傳統面談問卷範例

一般來說 ,傳統面談問卷主要評分項目可以分為四大部分,而這些項目沒有不好,只是針對提出的問題缺失比較大。首先,傳統問卷經常發生的問題為「想問什麼就問什麼」,導致對應徵相同職務的求職者,提出不同的問題,有些問題根本職缺本身沒有任何關係,甚至是非常無厘頭的問題。這樣的作法,除了會降低了面試的成效,也無法精準挑出符合職缺條件的人才;求職者更會對面試官提出的無關緊要問題感到詫異,間接使公司形象被扣分。

此外,這種傳統問卷缺乏對每項評分標準的定義,所以也容易造成每位面試官對於每個項目的評分標準不一,或者會用刻板印象來進行評分。舉例來說,有些面試官對「儀表」的定義為穿著必須非常正式;有些則是認為只須要穿著整齊即可。在這樣的情況之下,就會產生面試官的評分標準不一致,對求職者做出錯誤的判斷,使得面試缺乏公平性。

有效面談問卷範例

所以,為了避免傳統面試會產生的缺失,每間公司都有應該要有依照自己公司的文化及面試官需求,設計出面試時需要用到的面試紀錄表或是評分表,而且內容都必須有明確的定義。不論是依照哪種形式設計,一份有效的面試評論表都至少需要包含三個部分:

1.  求職者的摘要或概述

2.  工作職能的問題集

3.  評分量表

求職者的摘要或概述

求職者的摘要或概述是關於面試該職缺,所有會影響面試結果的資訊。雖然有些面試官會認為,這部分可能是多餘的且不必要的步驟,但當你要比較多位應徵同職務的求職者,誰比較合適的時候,這個部分可以幫助你更方便且快速的篩選出適才適任,節省時間成本。透過預先將求職者的面試資料整理清楚,並放在面試評論表的開頭時,你在整個面談過程中,不用再匆匆忙忙地翻閱其他相關資料,就能立即了解求職者的屬性。

此部分可以分成三個步驟,第一步驟如(範例1所示,首先要注意該職缺須具備的專業技術,並先篩選出是否要進行第一階段面談的求職者。在(範例1中,使用了兩種的評分方式。第一種評分方式只有兩種答案,只能勾選「有符合」或是「沒有符合」資格要求。例如,此職缺必須要法律學位,如果求職者有法律學位,代表「有符合」資格的工作要求,就勾選「符合」;反之,沒有法律學位就勾選「不符合」。通常第一種評分方式可以用來篩選學位、執照、證書等能具體證明的條件。

第二步驟的評分則適用於需要有「等級或分數」評分的方式,也就是在確定完第一步驟有符合學位或證照後,再去評估求職者對該學位或證照是否能夠靈活運用。就如同(範例1下半部所示,評分等級可以分為五個等級,依照對求職回答的方式、考試分數、態度等來評分求職者為哪個等級。這種評分方式沒有一定的對或是錯,只有等級優劣或分數高低的差異。

第三步驟(範例2是面試過程中最容易生主觀印象的部分。在此步驟中,面試官會記錄求職者的優點及缺點,以及其他面試觀察到的結果。為了確保不被刻板印象所左右,建議利用詢問特定的面談問題之過程中,觀察並記錄求職者的回答、反應和態度等行為,面試官再針對這位求職者自己提過的過去行為或是答案,進行評論。每一個評論都必須「有憑有據」,不可以只針對面試官自己的主觀意識(如針對求職者的外貌、性別),加以評論。

(範例2分別顯示兩種不同的紀錄方式來標示求職者的優缺點。第一種方式(不好的例子)用片段式的評語紀錄對求職者的優缺點,換言之,就是以單字或是符號記錄,這種方法較不適當,主要原因容易在未來回頭評估求職者的時候,不記得當初紀錄的原因為何。舉例來說,「+快節奏」到底是代表該求職者能夠「在節奏快速的的環境中,表現良好」,或者「他正在尋找節奏快的工作環境?」;「什麼都要管」又是代表著這位求職者喜歡管很多東西,還是他被別人管東管西?為了避免產生誤會,如果面試官可以在面試的當下,多花一點時間把對求職者的評語寫完整,就可以減少誤會產生,並更準確地解釋當下所寫的評語意思。

就如同(範例2的第二種方式(好的例子)用較完整的陳述,提供了足夠的細節來喚起面試官的記憶,使面試官能夠充分討論求職者的表現,而不需要努力回想當時候的求職者表現到底為何,又或者是記錯求職者的表現等問題。

工作職能的問題集

工作職能問題集是面試評論表中的第二部分,包含各種工作職能的定義解釋和如何詢問跟工作職能有關聯的問題。建議每種工作職能都至少有一頁的篇幅(範例3),以便有足夠的空間供面試官做適當的面試筆記。如果想更清楚瞭解工作職能的話,請參考: 『工作職能 Competency』到底是什麼?

為了能夠將工作職能評分做的更完善及系統化,建議面試官用STAR的提問方法,來詢問求職者有關工作職能的問題。由於工作職能著重於現實生活的經驗(例如:工作或社團經驗),因此對於求職者所表達出情況,都必須旁敲側擊,仔細地找出更多有關該情況的事實。如果想知道更多有關STAR面試技巧請參考: STAR面試技巧與原則完整解析

評分量表

面試官工作職能評論表的最後一個部分為評分量表。評分量表主要有兩種呈現方式。第一種(範例4-1)是工作職能的問題與評分表是在同一個頁面,也就是指在每一個工作職能的問題底下就直接進行評分。工作職能問題與評分表緊緊相連,不獨立分開,這種方法可以讓每個問題對應的評分一目瞭然,但必須每次面試的時候,都要重新找出相同的工作職能問題。

第二種(範例4-2)是工作職能問題與評分表分別獨立於不同頁面,此方法可以使面試相同職缺的求職者們時,不用反覆找尋工作職能問題。簡單來說,在面試應徵相同職缺的求職者時,你不用再找出相同的工作職能問題,只需要將每問求職者的評分量表對應出來即可。兩種方式各有各的優缺點,公司可以依照自己的習慣選擇哪類型的評分量表。

除了公司的文化外,決定如何加入評分量表的最大因素是評分量表的設計方式,這種評分量表通常被稱為被稱為行為定錨評定量表behaviorally anchored rating scale, BARS)。

行為定錨評定量表是一種將同一職務工作可能發生的各種典型行為進行評分度量,建立一個錨定評分表,以此為依據,對不同職缺會發生的工作職能行為進行測評級分的評分方法,以這種方式進行面試評估的話,比較可以減少不同面試官對同一個工作職能的認知所產生的差異。此種量表的評分廣泛地被運用在各種地方,從非常簡單的評分量表到針對於不同種的工作職能量身打造的複雜且詳細的評分量表都有。

行為定錨評定量表越詳細和結構化,對工作職能方面的評估就會越準確。簡單來說,如果兩位應徵相同職缺的求職者,都以同一種工作職能來評估,並能將評分等級的定義設計越明確,面試官就會認為這樣的評分方式越準確。但是,這種評分方式如果要依照工作職能進行設計的話,是非常耗時耗力的過程。

因此,凱茂為了讓企業可以有更有效率的面試流程,也為了幫助企業能夠找到更好的的人才,推出了結構化面試流程的系統,最近更設計出適合各個公司的工作職能評論表。凱茂的工作職能評論表將工作職能分成21種,不必擔心找不到職務的職能,公司還可以依照不同職缺選出其適合的職能,再由面試官在面談的過程中進行評分。

這並不代表利用工作職能等級量表就一定是最好選擇。最好做法其實取決於公司的文化,以及公司如何實踐和面試的方法。以下讓我們看一個設計合理的範例:

表格中應該都要有一個足夠的空間,最好是在評分等級附近,因為這樣可以讓面試官留下評分原因。因此,每間公司都應該教所有面試官如何撰寫具體且有效的工作職能評分筆記。例如:具體的將面試過程中發生的情況詳細地記錄下來,這樣的方式可以提醒面試官當初為什麼對求職者給予特定的評估原因。即使在面試過程中面試官對求職者的討論之間發生了意見不合的時候,只要有詳細的面試筆記,面試官就更容易記住求職者的具體情況,並充分討論為什麼他被評為特定等級。

智慧排名,迅速又準確

現在,當面試官都已經對所有求職者的面試都做好評論了之後,如果還花費人力一一將分數加權又加總,不僅是太放費時間,又有可能會發生計算錯誤的困擾,所以凱茂為了能讓公司能夠在第一時間就能判斷出哪位求職者是萬中選一的人選,特別設計了求職者排行表。 

公司可以利用凱茂獨有的求職者排名,並依照職缺需求調整排名條件。讓所有面試官針對求職者做的工作職能評論能夠智慧加總,迅速將分數名次計算並排行出來。除此之外,只要求職者做過凱茂的三項測驗(人格特質、邏輯、情境測驗),凱茂的系統都可以依照求職者的分數高低,立即將名次排出來。希望藉由智慧排名的方式,讓面試官能夠一清二楚每位求職者的優劣勢,迅速地篩選出最佳的人才。現在,還不快跟上凱茂的腳步,免費申請試用吧!

教你打造完整面談評分表,消除偏見,公平比較

筆記或是記錄是面談過程中不可或缺的關鍵

在面試的過程中,面試官在面談求職者的時候,不做筆記或少做紀錄,這樣除了容易不記得求職者在面談時的表現,更糟的情況還可發生記錯人的情況。尤其當很多求職者面試同一職缺的時候,如果不做筆記的情況下,除非有異於常人的記憶能力,不然如何能準確無誤地記住所有求職者的面試結果呢?

為了能在面談的時候,可以把所有面試官對求職者的評論蒐集起來,所以許多公司開始設計面試官問卷,但是問卷內容經常與職務內容沒有相關性,導致面談問卷的公平性及準確性非常,整個面談過程失去意義。現在就讓我們先來看看傳統的面談問卷範例吧!

傳統面談問卷範例

一般來說 ,傳統面談問卷主要評分項目可以分為四大部分,而這些項目沒有不好,只是針對提出的問題缺失比較大。首先,傳統問卷經常發生的問題為「想問什麼就問什麼」,導致對應徵相同職務的求職者,提出不同的問題,有些問題根本職缺本身沒有任何關係,甚至是非常無厘頭的問題。這樣的作法,除了會降低了面試的成效,也無法精準挑出符合職缺條件的人才;求職者更會對面試官提出的無關緊要問題感到詫異,間接使公司形象被扣分。

此外,這種傳統問卷缺乏對每項評分標準的定義,所以也容易造成每位面試官對於每個項目的評分標準不一,或者會用刻板印象來進行評分。舉例來說,有些面試官對「儀表」的定義為穿著必須非常正式;有些則是認為只須要穿著整齊即可。在這樣的情況之下,就會產生面試官的評分標準不一致,對求職者做出錯誤的判斷,使得面試缺乏公平性。

有效面談問卷範例

所以,為了避免傳統面試會產生的缺失,每間公司都有應該要有依照自己公司的文化及面試官需求,設計出面試時需要用到的面試紀錄表或是評分表,而且內容都必須有明確的定義。不論是依照哪種形式設計,一份有效的面試評論表都至少需要包含三個部分:

1.  求職者的摘要或概述

2.  工作職能的問題集

3.  評分量表

求職者的摘要或概述

求職者的摘要或概述是關於面試該職缺,所有會影響面試結果的資訊。雖然有些面試官會認為,這部分可能是多餘的且不必要的步驟,但當你要比較多位應徵同職務的求職者,誰比較合適的時候,這個部分可以幫助你更方便且快速的篩選出適才適任,節省時間成本。透過預先將求職者的面試資料整理清楚,並放在面試評論表的開頭時,你在整個面談過程中,不用再匆匆忙忙地翻閱其他相關資料,就能立即了解求職者的屬性。

此部分可以分成三個步驟,第一步驟如(範例1所示,首先要注意該職缺須具備的專業技術,並先篩選出是否要進行第一階段面談的求職者。在(範例1中,使用了兩種的評分方式。第一種評分方式只有兩種答案,只能勾選「有符合」或是「沒有符合」資格要求。例如,此職缺必須要法律學位,如果求職者有法律學位,代表「有符合」資格的工作要求,就勾選「符合」;反之,沒有法律學位就勾選「不符合」。通常第一種評分方式可以用來篩選學位、執照、證書等能具體證明的條件。

第二步驟的評分則適用於需要有「等級或分數」評分的方式,也就是在確定完第一步驟有符合學位或證照後,再去評估求職者對該學位或證照是否能夠靈活運用。就如同(範例1下半部所示,評分等級可以分為五個等級,依照對求職回答的方式、考試分數、態度等來評分求職者為哪個等級。這種評分方式沒有一定的對或是錯,只有等級優劣或分數高低的差異。

第三步驟(範例2是面試過程中最容易生主觀印象的部分。在此步驟中,面試官會記錄求職者的優點及缺點,以及其他面試觀察到的結果。為了確保不被刻板印象所左右,建議利用詢問特定的面談問題之過程中,觀察並記錄求職者的回答、反應和態度等行為,面試官再針對這位求職者自己提過的過去行為或是答案,進行評論。每一個評論都必須「有憑有據」,不可以只針對面試官自己的主觀意識(如針對求職者的外貌、性別),加以評論。

(範例2分別顯示兩種不同的紀錄方式來標示求職者的優缺點。第一種方式(不好的例子)用片段式的評語紀錄對求職者的優缺點,換言之,就是以單字或是符號記錄,這種方法較不適當,主要原因容易在未來回頭評估求職者的時候,不記得當初紀錄的原因為何。舉例來說,「+快節奏」到底是代表該求職者能夠「在節奏快速的的環境中,表現良好」,或者「他正在尋找節奏快的工作環境?」;「什麼都要管」又是代表著這位求職者喜歡管很多東西,還是他被別人管東管西?為了避免產生誤會,如果面試官可以在面試的當下,多花一點時間把對求職者的評語寫完整,就可以減少誤會產生,並更準確地解釋當下所寫的評語意思。

就如同(範例2的第二種方式(好的例子)用較完整的陳述,提供了足夠的細節來喚起面試官的記憶,使面試官能夠充分討論求職者的表現,而不需要努力回想當時候的求職者表現到底為何,又或者是記錯求職者的表現等問題。

工作職能的問題集

工作職能問題集是面試評論表中的第二部分,包含各種工作職能的定義解釋和如何詢問跟工作職能有關聯的問題。建議每種工作職能都至少有一頁的篇幅(範例3),以便有足夠的空間供面試官做適當的面試筆記。如果想更清楚瞭解工作職能的話,請參考: 『工作職能 Competency』到底是什麼?

為了能夠將工作職能評分做的更完善及系統化,建議面試官用STAR的提問方法,來詢問求職者有關工作職能的問題。由於工作職能著重於現實生活的經驗(例如:工作或社團經驗),因此對於求職者所表達出情況,都必須旁敲側擊,仔細地找出更多有關該情況的事實。如果想知道更多有關STAR面試技巧請參考: STAR面試技巧與原則完整解析

評分量表

面試官工作職能評論表的最後一個部分為評分量表。評分量表主要有兩種呈現方式。第一種(範例4-1)是工作職能的問題與評分表是在同一個頁面,也就是指在每一個工作職能的問題底下就直接進行評分。工作職能問題與評分表緊緊相連,不獨立分開,這種方法可以讓每個問題對應的評分一目瞭然,但必須每次面試的時候,都要重新找出相同的工作職能問題。

第二種(範例4-2)是工作職能問題與評分表分別獨立於不同頁面,此方法可以使面試相同職缺的求職者們時,不用反覆找尋工作職能問題。簡單來說,在面試應徵相同職缺的求職者時,你不用再找出相同的工作職能問題,只需要將每問求職者的評分量表對應出來即可。兩種方式各有各的優缺點,公司可以依照自己的習慣選擇哪類型的評分量表。

除了公司的文化外,決定如何加入評分量表的最大因素是評分量表的設計方式,這種評分量表通常被稱為被稱為行為定錨評定量表behaviorally anchored rating scale, BARS)。

行為定錨評定量表是一種將同一職務工作可能發生的各種典型行為進行評分度量,建立一個錨定評分表,以此為依據,對不同職缺會發生的工作職能行為進行測評級分的評分方法,以這種方式進行面試評估的話,比較可以減少不同面試官對同一個工作職能的認知所產生的差異。此種量表的評分廣泛地被運用在各種地方,從非常簡單的評分量表到針對於不同種的工作職能量身打造的複雜且詳細的評分量表都有。

行為定錨評定量表越詳細和結構化,對工作職能方面的評估就會越準確。簡單來說,如果兩位應徵相同職缺的求職者,都以同一種工作職能來評估,並能將評分等級的定義設計越明確,面試官就會認為這樣的評分方式越準確。但是,這種評分方式如果要依照工作職能進行設計的話,是非常耗時耗力的過程。

因此,凱茂為了讓企業可以有更有效率的面試流程,也為了幫助企業能夠找到更好的的人才,推出了結構化面試流程的系統,最近更設計出適合各個公司的工作職能評論表。凱茂的工作職能評論表將工作職能分成21種,不必擔心找不到職務的職能,公司還可以依照不同職缺選出其適合的職能,再由面試官在面談的過程中進行評分。

這並不代表利用工作職能等級量表就一定是最好選擇。最好做法其實取決於公司的文化,以及公司如何實踐和面試的方法。以下讓我們看一個設計合理的範例:

表格中應該都要有一個足夠的空間,最好是在評分等級附近,因為這樣可以讓面試官留下評分原因。因此,每間公司都應該教所有面試官如何撰寫具體且有效的工作職能評分筆記。例如:具體的將面試過程中發生的情況詳細地記錄下來,這樣的方式可以提醒面試官當初為什麼對求職者給予特定的評估原因。即使在面試過程中面試官對求職者的討論之間發生了意見不合的時候,只要有詳細的面試筆記,面試官就更容易記住求職者的具體情況,並充分討論為什麼他被評為特定等級。

智慧排名,迅速又準確

現在,當面試官都已經對所有求職者的面試都做好評論了之後,如果還花費人力一一將分數加權又加總,不僅是太放費時間,又有可能會發生計算錯誤的困擾,所以凱茂為了能讓公司能夠在第一時間就能判斷出哪位求職者是萬中選一的人選,特別設計了求職者排行表。 

公司可以利用凱茂獨有的求職者排名,並依照職缺需求調整排名條件。讓所有面試官針對求職者做的工作職能評論能夠智慧加總,迅速將分數名次計算並排行出來。除此之外,只要求職者做過凱茂的三項測驗(人格特質、邏輯、情境測驗),凱茂的系統都可以依照求職者的分數高低,立即將名次排出來。希望藉由智慧排名的方式,讓面試官能夠一清二楚每位求職者的優劣勢,迅速地篩選出最佳的人才。現在,還不快跟上凱茂的腳步,免費申請試用吧!

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