如何建構企業自己的人才資料庫？

建立人才資料庫是眾多招募策略中最有效率的方法之一，卻往往被企業忽略或是因不完整的建構方式而被埋沒。在當今人才競爭激烈的市場裡，透過人才資料庫招募到頂尖人才絕對是企業需要持有的關鍵能力。

人才資料庫 + 主動招募 = 致勝關鍵

德勤貝新創始人兼執行長 Josh Bersin 說過，“招募這項任務，已經開始從「被動式的等待履歷 」轉向「主動式的吸引人才」“。

在招募的過程中，我們很常將投遞履歷的數量誤認為是質量。雖然在求職平台開設職缺並且花費預算增加曝光是很容易的事情，但就連Google或Facebbook這樣的品牌龍頭都必須承認，現今企業要招聘到一位好人才所需的時間會越來越多，單純在求職平台等待履歷已經不再是一個吸引頂尖人才的方法。

歷經時代的快速轉變，求職者心態的改變使得企業主動出擊的態度變得至關重要。

以決策週期來說，求職者決定要不要應徵職缺的過程與大多數消費者在產生購買意願的過程已經越發相似，下圖是兩種決策週期的整理比較。

從圖表中可以看出，求職者在選擇職缺就如同消費者在購買產品一樣，經過多方比較才會做出行動。而這樣的轉變是因為資訊的快速流通讓求職者的評估方式變得非常多元，不論是從傳統的人力銀行或是專為新創公司設計的平台，甚至是各種講座、徵才博覽會、面試評價回饋網站等等。這就是為何招募團隊需要擺脫過往的被動模式，轉往主動招募人才，並且在求職者準備應徵之前就建立好長久關係，才能讓自己的公司在眾多選項中脫穎而出。

求職者對企業的看法建立在與企業品牌的第一次接觸，若是沒有擬定好策略，在投遞職缺前先和求職者建立關係，就很有可能會慢慢地被當今市場淘汰。

Bersin的觀點被越來越多企業採納，厲害的招募團隊早就開始跳脫以往「刊登並等待」的被動模式，轉往主動尋找並接觸求職者，幫助公司在人才市場中取得先機。

那這些企業是如何做到主動尋找求職者呢?就是依靠本篇文章的重點，「人才資料庫」的建立。

什麼是人才資料庫?

在Linkedin之前發布的一份報告中就指出，只有25%的勞動人口(包含就業者及求職者)是隨時在關注新的工作機會，等於四個人裡面只有一人是積極想要更換工作環境。相對來說，在勞動人口中有高達85%是不排斥有個可能獲取新工作機會的對談，這些人想要脫離現有環境的動力並沒有大到可以促使他們主動做出行為，但今天若是有個機會主動找上門來，並且吸引力足夠，他們其實是很願意了解並加以評估的。

這些有潛力但目前公司還沒有計畫招募的求職者就會成為人才資料庫的候選名單。

從這個角度出發其實就可以發現，人才資料庫能夠涵蓋的資源是非常龐大的，這些資源由以下幾點組成：

• 招募團隊已經接觸過的求職者
• 就業博覽會或徵才活動的潛在名單
• 之前婉拒但現在想重新招募的人員
• 組織人員的多元性策略
• 公司主動尋找的人員

通常被歸類在人才資料庫的人選都是被動求職者，他們不會積極尋求新的職業發展，但當一個合適的機會主動上門時，他們也準備好了解並評估轉換跑道的可能性。

值得注意的是，上述的來源管道並不包含符合現有職缺需求的人選，人才資料庫的重點在於儲存那些你日後想要聯繫的人們。也因此若是企業能建立起一個有效篩選並分類的人才資料庫，那將會是一個為招募團隊帶來永續人才的有效方法。

可以把人才資料庫想像成是一條由潛在求職者組成的隊伍，排在你們公司外頭。這條隊伍排得越長，裡頭出現適合人選的機率就越高，招募團隊就越容易持續地從裡面找出好的求職者來遞補新缺。

當然這條隊伍並不只是讓你有源源不絕的名單可以選擇，更重要的是讓你的招募團隊可以更準確地預測和降低招募所需的成本，不論是提升找到人才的適配度或是節省所需的時間，而這都歸功在事前建立好一個完善的資料庫。

如何建立人才資料庫

缺乏人才幾乎是每一家有招募需求的公司都會面臨的壓力，永遠要找更多的求職者來滿足現有的空缺，招募團隊大部分的工作時間都花在瀏覽各種平台找出更多的人來面試，又怎麼有時間把經營人才資料庫放入每天的工作清單。

上述的情況可能會讓很多人資心有戚戚焉，但其實，建立人才資料庫就是為了解決這樣的問題而設計的。在企業有新的職缺產生時，透過搜尋人才資料庫可以幫助你節省大量時間和工作，並且提供合適的名單讓你挑選可以填補職缺的優秀人才。

也許有些人會覺得從頭開始建立是一件很困難的工作，又無法馬上取得成效的想像就讓人容易心生排斥。然而，許多用來幫助你建立人才資料庫的策略都利用了現在正在聯絡或是已經聯絡過的求職者，這些現有的資料就足夠讓資料庫的雛型產生。

至於如何完整建立自己的人才資料庫我們可以透過以下幾點方法來達成：

一、主動尋找人才

人才招聘的方式正面臨轉變，除了廣為求職者使用的104、1111等老牌人力銀行，越來越多新型態的徵才平台如Cakeresume、Yourator等等也在快速崛起，找到求職者已經不是企業碰到最棘手的一件事情。

真實情況是，你最常接觸到的求職者往往不能符合你的需求，如何找到最適合的人選和有效地維持關係才是企業最應該建立的策略。

多數企業對於不同管道來源的求職者的管理是相當分散的，也許在招募初期還能勉強分類和記憶，但只要資料筆數越發龐大，妥善管理就會變成非常困難且花費時間的工作。為了避免工時和成本的增加，招募團隊如果能事先建立好人才資料庫並把所有求職者都列進資料庫裡，就會大大改善管理求職者的效率。

建立起人才資料庫有以下幾點的好處：

1.清楚流暢的招募流程

當所有的求職者資料都在不同的表格、收件匣和手寫便條之間遍布，你會很難深入地了解全部的招募流程，也不好具體掌握目前的進度，包括哪一些人有聯絡過、哪一些人是正要聯絡等等，資料的混雜程度會如同下方的圖表一樣讓人難以捉摸。

而這些人都是尚未聯絡的求職者，所以你很難摸清他們的履歷或是求職信目前進行到什麼階段，甚至有些還是不願主動應徵的求職者，讓人更難判斷。

這個人是不是主動投遞?需不需要進一步追蹤?他之前有沒有拒絕過公司的邀請?

如果能把所有的資料都存進公司的人才資料庫，就會讓使用者很清楚的看到所有求職者的狀態和所處的階段，避免像上述那樣錯綜複雜的情況發生。這可以很大程度地幫助你省去重工的時間和不漏掉每一位該連絡的求職者。

2.重新連絡的機會

許多你聯絡過的求職者不一定會回復你，雖然令人沮喪但人資單位對這樣的情況應該都不陌生。這並不代表他們對這個職缺沒有興趣，只是在當下的時機點不是他考慮的首要選項。

藉由把未回覆的人選加入你的人才資料庫，不是為了要封鎖這些人，而是方便你的團隊在幾個月以後可以重新連絡他們，也許在不同的時間點和有了不同的經歷，他們就可能會回覆並且填補新釋出的職缺。

3.備用名單

在經過一輪面試後你有了定案，但你心目中的最佳人選有可能會婉拒你給出的offer。這時如果有一些備用名單是存在你的人才庫裡面，就可以省下重新尋找人選的時間並加速人員的遞補，兩相比較之下為公司帶來的獲益就會有很大的差距。

專家提示：特質取向招募(persona based sourcing)

人才資料庫也是對特質取向招募的一大輔助，下面就針對頂尖人資團隊開始在應用的特質取向招募做一些說明：

大多數的招募都是技能要求取向，先有一個職缺產生，接著再尋找符合職缺技能要求的求職者並且把這個空缺補齊。

而使用特質取向招募的團隊則有一個較為不同的目標。除了找到可以符合現有職缺要求的人選，團隊同時也在尋找符合公司文化的求職者特質，最終目標是要建立起一個讓未來的職缺填補更加輕鬆的招募管道。

求職者特質是你對於理想人才的目標樣貌，舉例來說，他們要有相符的專業技能、資歷和心態。持續地尋找這些人才並且加入自己的人才資料庫，對於未來主動招募的成功率將有顯著的提升，幫助團隊順利完成目標。

二、重新接洽過去未錄取的求職者

這些對你的公司產生濃厚興趣並且投遞履歷的求職者會是你建立人才資料庫的理想人選。

假設有一個企業的職缺收到250份履歷，成功錄取一位，剩下的249位求職者都應該被有效地存取起來，因為未來新釋出的職缺也許會與這些人有關。

然而目前比較常發生的情況會是，這些人選被存放在求職者追蹤系統裡，或甚至根本沒有留下紀錄，招募團隊也通常不會再從這裡挖掘出符合公開或未來職缺的人選。

這其實是很可惜的一件事情，這些人都已經被評估過一輪甚至兩輪了，你對他們的職能有一定的了解(參考文章：工作職能到底是什麼？)，也投入了大量的時間和預算在審核這些人。不妨試試在下次有新的職缺時重新吸引這些人投遞履歷，接觸並且任用他們吧!

如果你想要開始建立過往面試人選的資料庫，把面試記錄、回饋和他們不被錄取的原因記錄下來是很重要的事情，這會讓你的招募團隊可以快速地決定誰能符合下一次的面試門檻。

實務舉例

建立過往面試人選的資料庫有很多種方法，我們列出了一些例子幫助你了解具體該如何運作。

• 高潛力名單

所謂的高潛力名單指的是只差一點點就能錄取的求職者，他們通常已經非常接近企業需要的人才，只是因為一些細微的考量或是錄取名額的限制才沒有得到這次的工作機會。

這些求職者的共通點就是他們不會被動地等待公司聯絡，而是不斷精進自己的技能和經歷，期望在下一次面試中不再發生和工作邀約擦身而過的情況。也因此，將這些人加入人才資料庫讓你在幾個月後可以輕易地連絡他們，重新邀約面試，為自己公司招募到一位持續精進自己的潛力員工。

• 相同品牌的再招募

若今天你經營的是零售商，有一家A分店正在進行招募，你就可以接觸那些投遞A分店失敗的求職者，並詢問是否有意願應徵位於附近的B分店的其他職缺。

這些曾投過A分店的求職者通常仍會保有一定的興致，因為A和B分店屬於同一品牌，內部文化和福利理應相同，相較於一般求職者，這些人的投遞意願會高出許多，這就會讓你在填補職缺上更方便也更有效率。

三、就業博覽會和徵才活動

在徵才活動中投入時間和資源有助於你建立企業品牌形象和吸引頂尖人才。

而這類活動的唯一缺點就是很難管理和紀錄所有填寫表單或前來詢問的求職者。通常這些人選會被存放在招募團隊不常開啟的共用表格，並且偶爾會寄信給他們通知目前的職缺訊息。

這之中的一些人可能會在日後投遞履歷，但你如何確定這些履歷是藉由徵才活動而產生的，又如何判斷徵才活動的成本和效益評估?

若是沒有使用人才資料庫，你要如何管理所有來自徵才活動的名單?

人才資料庫之所以會是管理這些求職者一個很有效率的方法，是因為它能幫你系統化地管理和分類所有透過活動前來的人選，並且追蹤哪一些求職者最後有成功投遞並錄取，讓你能輕鬆地計算不同活動的投資報酬率，並藉此調整下一次的徵才活動規劃。

四、多元性策略

多元化的僱傭可以說是企業招募團隊的主要優先事項之一，而這是有充分理由的。美國社會學協會發表關於公司員工多元性的研究就指出，在多元性比例中每增加1%，公司營收會增加3~9%，而常見的多元性包含性別、不同職涯路徑、不同產業背景和不同國籍。

為了吸引更多不同背景的求職者，企業利用各種不同的徵才管道，舉凡網站資訊、求才平台、現場活動等等，投入了大量資源，卻缺乏框架去管理尚未準備應徵的求職者，使得投資報酬率無法達到最大化。

利用人才資料庫去建立和培養符合企業職缺需求的求職者，是確保你正走在達成員工多樣性目標道路上的最佳方法，讓你在投入資源吸引多樣性人才的同時也能得到良好的投資報酬率。

五、內部人才資料庫

企業很常會忽略最大的人才來源管道-內部人才資料庫的重要性。

招募是一件耗費資源且極具挑戰的事情，尤其當你正在招募的是高階職位。若是能藉助內部人才資料庫的幫忙，就可以為公司省下大量時間和金錢成本。

你的招募經理通常已經對內部員工的能力有一定的了解，同時員工也對公開職缺的定位和需求有相當的認識。而內部員工除了擁有以上兩種特性外，同時也具備公司文化的契合度和對公司整體狀況的更深入了解。

通常當公司釋出高階職缺時，內部員工會避免要重新走一次招募流程的麻煩而不想表露意願，比如要從徵才網站投遞履歷或向主管解釋原因，若是沒有上層的出力推動，他們很難主動跨出第一步。

這時若是公司有建立起內部的人才資料庫，並且把對外招募的力道和態度用在對內部員工身上，就可以有效地找出能力符合職缺要求的員工並增加投遞意願，最終形成一個職位遞補最有效的方式。

六、實習和工作經驗

對於那些投注大量資源在實習計畫的公司，建立人才資料庫更是不可或缺的一項工具。

實習生在實習期間往往會接受大量的培訓，在他們結束實習時公司可能尚未有公開的職缺，或是實習生們還沒準備好應徵工作。這時，把他們加入人才資料庫並保持追蹤就會是最佳的選擇。

建立資料後你就能建立與他們的關係並且在這些人的經歷符合職缺要求時進一步連絡，為公司找到一位熟悉公司文化並且經歷豐富的人才。

七、離職員工

當有員工從公司離職，並不代表他永遠不再回來。

許多人對於離職多年後回鍋前東家是抱持開放態度的，這不是說他們都會主動應徵，而是若公司主動連絡這些離職員工，且提供的工作機會是不錯的，加上員工之前離職的原因已不存在，他們就很有可能會考慮並接受。

而有了人才資料庫，企業可以很輕易地追蹤所有離職的員工，他們離開公司後會到新的地方上班，學習新的技能和獲得新經歷。當今天企業有一個新的釋出職缺時，不妨試著連絡這些人，你可能會發現他們不同於以往，並且非常符合現在職缺的要求。

如何開始建立人才資料庫?

在我們討論建立人才資料庫的方法和工具前，需要先了解一件事，這些方法和工具都只是一個輔助，並不能補救或取代效率不佳的招募流程，這是首先需要注意的事情。

多數企業都能完善地管理應徵流程，從接收履歷到面試結果判斷，而這些企業多半會使用應徵者追蹤系統(Applicant Tracking System)來協助他們有效地管理。

需要注意的是，應徵者追蹤系統的設計僅是用在處理應徵者的流程，並不適合尚未應徵或是應徵失敗但你想保留聯絡紀錄的人才。

當這些企業想要用Excel表格來管理所有類型的人才時，就會發現這是一件瑣碎且花費大量人力的作業。雖然表格可以無限延展並且容易上手，但畢竟表格還是設計來給會計等需要整理分析大量數字的工作使用。

這也是為何近年企業使用求職者關係管理系統(CRM)來建立人才資料庫的比例正在顯著提升，一些分析師就指出，未來有80%的招募流程會發生在求職者關係管理系統裡。

這是一套專門設計來管理所有求職者關係的系統，包含在徵才博覽會碰到或是招募團隊已經接觸過的人才等上述提到的來源，幫助你洞察每一次求職者和企業品牌間的互動，以下有著幾點必備的要素：

• 定義名單

為了妥善管理及分類所有的人才，方便日後的搜尋和篩選，建立名單是不可或缺的第一步。有可能是部門主管想特別留意的人選，或人資經理覺得相當有潛力的人才，甚至是往後不會再連絡的黑名單，定義出規則明確的名單絕對能幫助招募團隊達到事半功倍的成效。

• 多項篩選

雖然人才資料庫的資料數量越多，填補職缺的效率和精準度就越好，卻同時也會增加過濾出適合人選的難度。建立名單只是初步的分類，要把資料範圍正確地縮小，還需要靠各種不同的篩選功能來達成，舉凡求職者的年紀、學歷、技能、履歷投遞日期等等，藉由這些篩選功能來找出正確的候補人選並安排面試，與傳統一筆一筆資料尋找比起來，可以省下的時間和人力成本是非常可觀的。

• 特質分析

除了以多項篩選功能來過濾之外，若是能夠把個人特質也加入判斷的標準，就能夠達到前面段落所提到的特質取向招募。經過特質篩選排名後的求職者會更加符合公司文化，也能透過工作績效預測日後的工作表現。當然要達到這樣的程度需要經過很多的事前準備，包括讓求職者完成沒有硬性分類結果的測評和增加人才庫的資料數量。

上述的三項必備要素，都已經準備好在凱茂即將推出的人才資料庫功能中，幫你省下繁雜的設計過程，快訂閱凱茂官網並且期待功能上線的最新消息!

結論

建立人才資料庫只是成功招募策略的其中一部分，若你正在尋找其他可以幫助面試篩選的工具，像是人格特質測驗、邏輯測驗、工作職能分析，甚至是結構化面試問卷，都是相當複雜且耗時的準備。凱茂目前已經預先為公司提供了上述功能的完整規劃系統，讓公司藉由凱茂的系統輕鬆找到最佳人才，快來申請試用凱茂雲端人才篩選系統吧!