『工作職能 Competency』到底是什麼?

還記得在《招募的專業思維:教你建立結構化面試流程》中,凱茂已經提到了成功招募的關鍵於建立完整的面試,以及有系統評估方式。在評估標準方面,我們必須藉由工作動機及工作職能的分析,才能準確地判斷求職者的未來工作績效,找到適任的求職者。工作動機通常由人格特質展現出來,而人格特質可以由五大人格特質分析出來。那到底甚麼是工作職能?現在,就讓我們更進一步解釋工作職能吧!

工作職能定義

工作職能就是工作的職務能力,是指一個人所具有的潛在基本特質(underlying characteristic)。這些潛在特質不僅會與工作場所及即將擔任的職務有關,更可以預期或實際反應及影響工作行為與績效的表現。

簡單來說,工作職能是一個人在工作上所需要的技能與知識、工作動機與所表現出來的特質、行為及能力,也可以說是個人知識、技術、能力或其他特徵之綜合反應,能夠幫助提升個人的工作成效,進而帶動企業對經濟的影響力與競爭力。

工作職能特質

現在,為了能夠更容易了解工作職能,心理學家將工作職能依照潛在基本特質,歸類成五個層面。面試官可以在面談過程中,基於這五個層面先評估求職者適任與否,作出初步的判斷。

1.知識(Knowledge):

知識是擁有特定職務的專業知識及資訊,並且能夠活用之。通常,我們可以藉由求職者的履歷得知其是否具有此專業知識,但是卻經常聽到許多人資提到「光看知識根本看不準求職者的能力」,更別提看知識作為預測未來工作績效的條件。其原因在於有些人將其「死背硬記」的專業知識,寫入了履歷表中,但其真實的工作情況卻是不懂得活用,當然使得光看知識背景有失準確性,那我們到底該如何判斷呢?

舉例來說,律師必須除了必須擁有專業法律知識,更必須能活用這些法律知識。假設一位律師他是特考第一名,卻沒辦法在法院上靈活運用法條替當事人辯護的話,那也代表著他不具真正的知識能力。

2.技能(Skill):

能夠結構化地運用知識完成工作的能力,以及對其職務有專業知識及技術,可分為有形及無形的技術。像是一位專業的甜點師能夠以熟練的技巧,輕鬆做出好吃的蛋糕,就是屬於有形的技術;工程師能夠將抽象的程式語言,組合成一連串能使電腦功能優化的無形技術。

3.動機(Motives):

對職務的工作內容想法及升遷慾望。假設今天有一位企圖心極強的人,那他對於過工作的動機就會比較強烈,比較積極、有恆心地完成工作目標;甚至是會為自己設定具挑戰性的目標,再想盡辦法達成,也就是說有動機的人,比較有行動力及對自我的期許。相反地,對工作動機較弱的人通常就只會做完主管交代的份內事情,也較不會要求事情做到盡善盡美;對工作的內容與升遷比較不積極,也比較安於現狀。

4.特質(Traits):

與生俱來的能力,對周遭環境所反映出的行為、個性表現。在行為方面,就好比說會計師必須對於數字非常敏感,能夠快速地將數字演算出來,並挑出錯誤。至於個性則指情緒的控制及是否具有積極進取的個性,一位優秀成功的高階主管,必須有極高的抗壓性,面對問題接踵而來的時候,並不會情緒失控且能輕鬆、樂觀解決困難問題,這就是一種特質能力。

5.自我概念(Self-Concept):

工作的態度、價值觀和對自己的看法。簡單來說,就是對自己的評價是什麼,以及對外界所有的事物有多少企圖心。如果一個人自信心十足,又對於事業非常有企圖心,那他就會展現雄心壯志,積極表現出成為管理者的態度及行為。反之,自信心低、較沒企圖心的人則適合擔任被管理的員工。這兩種人並沒有誰對誰錯,都是公司不可或缺的員工之一。

從中,不難發現知識及技能是較具體能夠透過履歷可以略知一二,但是另外三種(動機、特質、自我概念)不僅不可以單獨評估,更難以從履歷上得知,卻是企業才必須真正參考的招募條件。那我們到底該如何才能慧眼識英雄,找到合適的公司的員工呢?

職能冰山模型

為此,史賓森(Spencer & Spencer)博士將五種職能特質比喻成人格冰山,並分為海平面上的冰山及海平面下的冰山:

1.海平面上看得見的冰山:

大家普遍能夠輕易看得見的知識及技能,也就是可以從履歷上就看得到的職能。通常,這些知識及技能可以藉由學習或是訓練取得或是改變的能力,雖然是許多公司所重視的職能,但也是最無效的選才方法。最有效的方法期是藏在海底不易被挖掘的冰山中。

2.海平面下看不見的冰山:

因此,我們可以得知光看表面是不夠的。有些內在職能(動機、特質及自我概念),對於預測未來工作績效是有相當地影響性,卻是大家容易忽略的;這些內在ˊ職能大部分是天生所具有的或是在成長過程中,不斷的學習所累積出來的特質,並且不輕易因為外在因素而再次改變,也不能透過履歷被發現,但卻也是才決定未來成就的關鍵。

目前,許多企業的招募做法往往本末倒置,大多還是看中的知識及技能,並相信動機等潛在職能是可以藉由進入企業之後,再慢慢灌輸觀念即可。這樣的做法經常使得員工流失率變高,因為其內在的特質動機本來就與該企業不符,反而增加更多的成本支出。就如同「與其教導一隻小狗如何飛,倒不如直接雇用一隻小鳥,來得更簡單。」

俗話說:「江山易改本性難移。」與其相信只要透過灌輸觀念就可以改變其潛在職能,倒不如在一開始招募的時候就找到與公司願景相同的員工,還比較容易且省成本。本性是難以被改變的,有可能花了許多時間及金錢都是無法改變;因此,招募應該先篩選出潛在職能是與公司相符的人,其知識或是技術不足的時候,則是可以再藉由教育訓練,才是最符合成本效益的作法。

工作職能種類

在開始用工作職能評估求職者前,我們必須先了解哪些職能是面試時最基本的評估基礎;哪些又是特定的職務,才必須斟酌判斷的職能表現。所以,可以將工作職能分為四類,並且搭配上述所提到的工作職能的五個層面,把將五個內涵依照企業文化,分門別類地歸類到職能種類之中,才能準確又方便地找出企業到底真正需要哪種員工。

1.核心職能(Core Competency):

企業全體員工皆須具備的能力和行為,也就是企業員的核心能力,通常設定方式會跟企業的經營目標跟理念有關,每間公司都會有不同的核心職能。假設某公司非常重視團隊合作的話,其核心職能就可以為團隊合作要非常好;又或者某間公司專門研發產品,所以其所需要的人才必須具備創新力,這也可以是為核心職能。這項職能不論面試哪個職位的人,都必須作為評估標準。

2.管理職能(Management Competency) :

管理階層的人在管理部門或是下屬的時候,所展現出來的能力。這項能力必須能也非常專業化的表現,協助其下屬能夠更有效率地替企業達成目標。

3.一般職能(General Competency) :

根據不同的性質的工作職務,必須具備的特定或最基本門檻,如教育程度、語言能力等。舉例來說,外商公司的最基本要求必須是有多益的英文證書。

4.專業職能(Functional Competency) :

每個部門的各個員工所必須具備的專業能力。像是,資訊部門的人的專業能力可能是都必須具備寫程式的能力。

工作職能的預測績效標準

除此之外,史賓森(Spencer & Spencer)博士提出了門檻職能(Threshold competency) 與差異職能(Differentiating competency)兩種不同方式來預測績效的標準。

1.門檻職能(Threshold competency):

指從事這項工作的「基礎知識或技巧」。簡單來說就是在工作表現上必須具備最低要求的能力,也就是所謂的最低門檻的意思,這種預測績效的標準只能區分出「具不具備該項技巧」,卻無法區分是該技巧的優異表現者,還是平庸表現的普通人。

2.差異職能(Differentiating competency):

指從事這項工作的「表現」,可以區分出「一時之選」還是「平庸之輩」的關鍵因素。也就是說,這種預測績效的標準為所有人都已經具備基本知識及技巧,但是在運用的靈活度、表現的優異程度有所不同。凱茂就是以差異職能進行人才篩選評估,幫助企業找出不僅具有所開職缺的基本知識及技巧的員工,更是萬中選一的最優秀的人才。

到底該如何把工作職能運用在面談上?

說到這裡,應該很多人可以理解工作職能的意思,但是卻不知道該如何用工作職能來預測求職者的工作績效吧!通常以工作職能為主的面談會預先制定不同面向的工作職能評分量表,並依照其表現劃分出不同的等級,面試官可以依照不同職務所需要,使用不同種的評分量表進行面談。

評分量表可以分為三個部分:定義、評分等級、面談問題集,假設現在需要應徵一位「主動積極」的業務,那就可以先制定出「主動積極」的評分量表;並且,先確認定義是不是與該職務所「特別需要」的工作職能相符;接著,藉由面談問題集對求職者以客觀的方式提問;最後,依照求職者的應答方式及表現對應評分量表中的各個等級,預測其未來在工作的績效表現,並依照分數高低找出最適任的人選。

現在,針對工作職能已經有初步的概念之後,我們就可以先透過凱茂的核心篩選測驗,快速地將求職者的人格特質、認知能力及社交智商分析出來;再利用結構化面談流程,透過凱茂的工作職能量表及深入地評估每位求職者的求職動機,找出與企業有共同的願景、適合企業的員工,達到雙贏的局面!還在等什麼,快來申請試用凱茂的人才篩選系統吧!

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